Redaktøren av Lillesandsposten mener Birkenes kommune bryter norsk lov for journalføring og offentliggjøring av dokumenter og ber Riksarkivaren instruere kommunen om å skjerpe inn rutinene. Redaktøren hevder dårlige rutiner og bevisst tilbakeholdelse av offentlige dokumenter hindrer lokalavisa i å utføre jobben sin på en tilfredsstillende måte.
Lillesandposten-redaktøren viser til flere eksempler på sen og/eller manglende journalføring, og går langt i å beskylde kommunen for bevisst å holde igjen dokumenter for at de skal skape minst mulig blest når de omsider offentliggjøres.
Birkenes-Avisa slutter seg til kritikken og imøteser svaret fra Riksarkivaren. Vi har selv opplevd flere tilfeller av mangelfull journalføring og altfor sein offentliggjøring av dokumenter fra Birkenes kommune, noe som har skapt unødvendig merarbeid og gjort sakene uaktuelle for publisering når de endelig er kommet inn på kommunens postliste.
I denne ukas utgave av Birkenes-Avisa innrømmer rådmann Gro Anita Trøan problemet. Hun forklarer at manglende ressurser innenfor arkiv og saksbehandling gjennom flere år har ført til forsinkelser på journalføring og publisering av dokumenter, og at problemet er blitt forsterket når kommunen nå må redusere bemanningen samtidig som driften skal omstilles i stort omfang.
For at aviser og andre medier skal kunne skjøtte sitt oppdrag som vaktbikkje overfor myndighetene på en best mulig måte, kreves det at vi så raskt som mulig får innsyn i de dokumenter Offentleglova tillater. Mangelfull og sein journalføring kan føre til at viktige saker avgjøres før vi rekker å gjøre dem kjent for allmennheten. Det er et demokratisk problem.
Vi merker oss at rådmannen har valgt å ikke kommentere Lillesandsposten-redaktørens beskyldninger om bevisst tilbakeholdelse av dokumenter og trenering av innsynsretten. Om de dårlige rutinene kun skyldes mangel på ressurser og opplæring eller om det er hold i redaktørens påstander, bør kommunen klargjøre overfor Riksarkivaren.
Vi er fullstendig klar over at Birkenes kommune er i en svært presset økonomisk situasjon og at kommunens arkivar ikke har noen lett oppgave. Men skal kommunen leve opp til påstanden på kommunens egen hjemmeside om at man praktiserer meroffentlighetsprinsippet etter Offentleglova, så må rutinene skjerpes.
På hjemmesiden heter det: «Innsyn i saksbehandlingen øker innbyggernes engasjement for lokaldemokratiet, og gir dessuten mulighet til å kontrollere og påvirke kommunens virksomhet.» Med dagens rutiner er det en sannhet med modifikasjoner.
