Det er ikke hensiktsmessig at enhver liten kommune har kompetanse på både EU, EFTA og ESA, og sikkert andre forkortelser også.
Derfor er innkjøpssamarbeidet mellom kommunene i Knutepunkt Sør godt å ha.
For offentlig sektor, som forvalter skattebetalernes penger og derfor ofte settes under lupen, er det viktig at innkjøp gjøres på riktig måte, og at måten det gjøres på er transparent og etterprøvbar. Derfor stilles det store krav til etisk handel. Det vil si at både kjøper og selger har regler å følge. Kjøper har ansvar at innkjøp av både varer og tjenester skjer til riktig tid, til riktig pris og av riktig firma. Selger har for eksempel ansvar for oppfylle innkjøpers krav til arbeidsforhold, regnskapsførsel og avtalt kvalitet på tjenesten eller produktet.
Birkenes kommune innså dette allerede i 1995. Da var kommunen med å dra i gang samarbeid mellom Vest-Agder fylkeskommune og 12 andre kommuner på Agder. I 2005 ble det omorganisert og lagt inn under Knutepunkt Sør paraplyen.
– Når det gjelder innkjøp, så gjelder slagordet om at volum er makt, sier Birgit Nomeland som i denne sammenheng er innkjøpskoordinator for Lillesand og Birkenes. Hun er også regnskapsansvarlig for Birkenes kommune.
Og det sier seg selv at leverandører tenker seg bedre om når det kommer forespørsel om 30 000 lyspærer istedenfor 1.200 stykker. Og det samme gjelder på brød, ost, kontorrekvisita, strøm og 31 andre forskjellige varegrupper.
Knutepunktet har inngått 31 rammeavtaler som Birkenes er en del av. Dessuten er det inngått 25 avtaler som Birkenes står alene om. Den vanlige forbruker merker også at man får bedre pris på materialer til et helt hus, enn to meter listverk til ei dør, så også der gjelder det at volum er makt.
Lojalitet og etikk.
– Er de med innkjøpsansvar i de forskjellige enheter lojale mot de avtalene som inngås?
– Jeg har inntrykk av at de aller fleste er lojale, og innkjøpskoordinator og økonomisjef kan jo sjekke i regnskapene hvilke leverandører kommunen har benyttet seg av. Så illojalitet vil bli avdekket, men det er ikke noe problem, sier Olstad.
– Tvert imot. De som har med innkjøp å gjøre etterspør rammeavtaler, for det gjør livet til den enkelte mye lettere, ikke minst i forhold til kommunens etiske retningslinjer som sier at folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Og en rektor er utdannet til skole og en sykepleier til helse og da er det fornuftig arbeidsdeling at en med kompetanse på innkjøp lager rammeavtaler og forhandler priser, sier Olstad.
Innkjøp dreier seg tydeligvis om mere enn det man i første omgang forbinder med ordet. Også innen dette feltet er det stadig snakk om ny teknologi – teknologi som gjør at man med enkle tastetrykk kommer i kontakt med leverandører og får bestilt det man trenger. Dessuten kommer det stadig nye lover og regler som man må være oppdatert på.
– Og i en større organisasjon som vi er en del av nå, er det også mye snakk om leverandørutvikling. Som innkjøpere har vi også et ansvar for å gjøre våre leverandører gode, sier Birgit Nomeland.
Lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt
– Er det ikke om å gjøre å handle så mye som mulig lokalt?
– Vi har selvfølgelig ikke noe imot å handle lokalt, men hvis omliggende kommuner begynner å tenke slik og prioritere egne håndverkere og bedrifter, tror jeg håndverkere og bedrifter i Birkenes ville tape mest. Dessuten er det ikke lov å tenke proteksjonistisk når du kommer opp i et visst nivå, sier Olstad.
Det er Kristiansand som er lokomotivet i samarbeidet og innkjøpssjef Ingrid Skaim forteller at det dreier seg om store beløp. I 2015 handla Kristiansand kommune alene for over en milliard i varer og tjenester. Da er det nærliggende å tro at tallet for Birkenes kommune er omkring 50 millioner kroner. Så kan man leke litt med tall og prosenter og raskt finne ut at selv en liten prosent i rabatt utgjør store beløp – men i denne sammenheng er det snakk om til dels store rabatter.
Skaim forteller også at innkjøpssamarbeidet faktisk strekker seg ut over Knutepunkt Sør.
– På medisiner og legemidler handler vi med europeiske firmaer og har gått sammen med både Trondheim, Bergen og Stavanger for å få volum og bli slagkraftige, og det virker, sier Skaim.
Innkjøp av både varer og tjenester er altså satt i system. Det er vanskelig å tallfeste nøyaktig hvor stor innsparingen er ved et interkommunalt samarbeid. Det som imidlertid kan slås fast er at innkjøpssamarbeid gir tilgang til kompetanse men ellers hadde måttet klare seg uten eller innleid på konsulentbasis.
