Jeg har opplevd både god og dårlig saksbehandling i kommunen. Felles for den dårlige saksbehandlingen synes å være lite gjennomtenkte rutiner og prosedyrer, vel og merke dersom det overhode finnes noe slikt. Uten skriftlige prosedyrer blir det lett til at personlig mening virker inn i beslutningsprosessen. Det er farlig! Det kan synes som internkontrollen i deler av forvaltningen ikke eksisterer, og dersom de har noe slikt brukes den ikke. Dersom det skjer en feil SKAL dette meldes som avvik. Avviket skal så behandles, og alt etter hva behandlingen finner av feil, skal det settes inn korrigerende tiltak. Det vil ofte være å endre på prosedyrer og rutiner. Til slutt får melderen tilbakemelding om hva behandlingen fant at skulle gjøres og hva som faktisk er gjort.
«Magiske brev» kan være et godt eksempel på manglende kvalitetssikring og oppfølging. I vindkraftsaken sendte kommunens advokat et brev der advokaten, litt forenklet sagt, slaktet avtalen. Brevet ble dessverre forlagt og dukket først opp når det var for sent, avgjørelser var tatt uten at brevets innhold var kjent. Man skulle tro kommunens avviksbehandling hadde evaluert egne rutiner og prosedyrer, for så å hindre gjentakelse. Neida, det gjentok seg i min fars sak om parkeringsbevis. Her kom et brev inn og ble registrert for så å bli gjenglemt på en skrivepult og innholdet, sterk kritikk av kommunes saksbehandling, ble ikke med i beslutningsprosessen. Feilen gjentas. Dette er et klart eksempel på at kommunen ikke har et fungerende avvikshåndteringssystem. Kanskje kommunen finner det mest behagelig å ikke ha et slikt system?
Som innbygger er jeg pålagt å kjøpe en del tjenester av kommunen. Dermed er jeg «kunde» og burde hatt anledning til å gi inn avviksmelding. Neida, er man ikke ansatt i kommunen kan man ikke levere inn avvik. Avviksmelding omgjøres til en klage, -og så hører man aldri mer om den saken. Kommunen fortsetter dermed å gjøre de samme feilene, gang på gang.
Eksisterte det noen prosedyrer eller rutiner som sørget for at en ung mann som febrilsk forsøkte oppnå kontakt med kommunen ble hørt? Dette er uansett et avvik i groveste kategorien, finnes det ikke prosedyrer har kommunes ledelse sviktet i å påse at gode finnes, fantes det prosedyrer så har noen sviktet i å følge prosedyrene.
Har noen sett rutinen for møtereferat? Denne etterlyste jeg for om lag 5-6 år siden. Da var den under utarbeidelse ble det hevdet, jeg skulle få den ettersendt, men venter fortsatt. Trolig er den enda ikke laget. Posthåndtering trenger som vi vet sårt til en prosedyre, men det tviler jeg på finnes.
Det fantes ingen prosedyre eller plan for hvordan naboenes innspill i folkemøtene om vindkraft skulle håndteres. Innspillene gikk tapt da en egen arbeidsgruppe ble dannet, og de valgte sine egne bidragsytere. Det ble opp til den enkelte folkevalgte i gruppa å ta med det som de husket de hadde fått av innspill. Her var det godt rom for selektiv hukommelse. Som innbygger står man maktesløs. Avvik blir til klage, klager kastes. Feil gjentas. Feil gjentas så mange ganger at man mister fullstendig tilliten til kommunens administrasjon.
Et system som på ryddig måte mottar avviksmeldinger, behandler og rapporterer tilbake har klare fordeler. Man er ofte litt «oppblåst» når man føler seg utsatt for urett. En telefonoppringning kan lett resultere i ord som ikke burde vært ytret. En skriftlig melding får deg til både å lese og tenke gjennom det som skrives. Det blir heller ingen diskusjon om hva som er ytret, det er dokumenterbart. Svaret fra kommunen er dokumenterbart. Sist men ikke minst, det gir innbyggerne en følelse av å være en del av en kommune, ikke underlagt en kommune.
Samtidig med innføring av avviksmeldinger for kommunen må også alle prosedyrer og rutiner legges åpent ut. Vi innbyggere har faktisk krav på å vite hva vi kan forvente kommunen gjør og «tenker» i saker. Først når vi kjenner kommunens prosedyrer og rutiner er vi i stand til å tilrettelegge for godt samarbeid med kommunen og kommunes ansatte.
_________________
