Kritisk til teknisk sektor

Tidligere kontrollutvalgsmedlem skriver om manglende kompetanse innen deler av Birkenes kommune.

Etter å ha vært leder/nestleder/medlem av Kontrollutvalget (KU) i tre perioder (12 år) har jeg fått ganske godt innblikk i hvordan kommunen drives.  På mange områder går det veldig bra, heldigvis, noe som gjør at både innbyggere og ansatte er fornøyd.

Men på ett område mener jeg at der er et stort forbedringspotensial og det er innen deler av det jeg betegner som teknisk sektor.  Her er det for svak kompetanse og sannsynligvis for dårlig organisering. Dette gjenspeiles da også i mange av sakene som har blitt tatt opp i KU de siste årene.

En del av vedtakene som gjøres ender opp med kritikk av saksbehandlingen, mens andre skal følges opp videre. Noen saker blir «tatt til etterretning» etter en oppklaringsrunde som ikke alltid er like overbevisende. Men uansett utfall av behandlingen så er det en grunn til at sakene blir tatt opp i KU.

Her kan jeg nevne noen slike saker:

Fire boliger for vanskeligstilte i Smedens Kjerr

Denne saken ble tatt opp første gang i KU 29. september 2015.  Det ble da stilt spørsmål om hvorfor de fire boligene ikke var tatt i bruk. Et vedtak i KU 13.02.2017 ble avsluttet slik: «Denne saken viser viktigheten av å ha det formelle på plass når det gjelder dokumentasjon av møter og avtaler mellom partene. For øvrig mener KU at tidsbruken på 1,5 år fra byggene var ferdige til kommunen tok ut stevning mot byggmester, er kritikkverdig».

Saken endte omsider med et forlik og den var mer eller mindre en gjenganger i KU i over 2 år, helt fram til 30. november 2017. På møte i KU 12. februar 2018 opplyste rådmannen at en av boligene nå var tatt i bruk. Både utforming av byggene, rettssaken og tapte leieinntekter har påført kommunen unødvendig store utgifter.

Eiendomsskatt på næringseiendom – ny taksering

Betegnelsen verk og bruk er blitt faset ut og disse skal takseres som næringseiendom fra 01.01.2019.  Dette innebar at en del større produksjonsbedrifter i Birkenes måtte takseres på nytt. Tidligere var det teknisk verdi som ble lagt til grunn for deres eiendomsskatt, men etter lovendringen skal nå salgsverdi på disse eiendommene benyttes, hvilket normalt fører til vesentlig lavere skattegrunnlag.

I september 2018 ble det derfor foretatt taksering av en del næringseiendommer i Birkenes. Ifølge flere bedrifter var denne takseringen svært lemfeldig og i et tilfelle forteller eieren av en større bedrift at de to kontrollørene som kom fra Østlandet, stoppet i 10 minutter og betraktet bygningen utvendig, mens tegningene aldri ble benyttet. Resultatet ble en takstøkning på 31 prosent der de hadde glemt å benytte reduksjonsfaktor for elde, samt at bygningens areal ble satt 400 kvadratmeter større enn faktisk størrelse.

Andre bedrifter hadde også en veldig dårlig opplevelse ved disse takseringene. De nye satsene ble sendt ut til de respektive bedrifter, som fikk seg et sjokk. Det ble sagt fra den ansvarlige i kommunen at han stussa over at takstene ble så høye, men han foretok seg ikke noe i den anledning. Både ordfører og saksansvarlig sa i KU-møte 4. februar 2019 at disse takstene aldri skulle ha blitt sendt ut og beklaget det. Heldigvis ble det foretatt korrigeringer i ettertid. For mange av bedriftseierne medførte imidlertid dette svært mye ekstraarbeid og ubehageligheter.

Etter lovendringen vil de nye takstene i en kommune som Birkenes normalt bli lavere enn de gamle.  Det medfører inntektssvikt for kommunen som derfor har gjort seg bruk av overgangsregler, noe som medfører at differansen mellom gammel og ny takst nedtrappes over syv år. Dermed beholder kommunen større inntekter, mens bedriftene blir skadelidende i denne perioden. Om det er lov å benytte overgangsregelen i denne sammenhengen, bestrides imidlertid av de involverte. Kanskje en oppgave for det nye kontrollutvalget å finne ut av?

Min personlige mening er at mange av takstene fremdeles er for høye i og med at det ikke er tatt nok hensyn til blant annet beliggenhet (Birkenes er ikke verdens navle) og dermed får en ikke fram reell salgsverdi. Her må nok politikerne på banen hvis det skal bli en endring!

I Lov om eigedomsskatt til kommunane, § 8 A-2 heter det:

«Verdet av eigedomen skal setjast til det beløp ein må gå ut frå at eigedomen etter si innretning, brukseigenskap og lokalisering kan bli avhenda for under vanlege salstilhøve ved fritt sal».

Graving på idrettsplassen

Dette har vært en forunderlig sak som bygdefolk bare rister på hodet av, og den innebærer betydelige ekstra utgifter for kommunen.

Det litt forsiktige vedtaket i KU 6. mai i år innledes slik: «Kontrollutvalget anser administrasjonen av saken som uheldig og kritikkverdig».

Innkjøp i Birkenes kommune

KU hadde i september 2017 rekvirert en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende «Innkjøp i Birkenes kommune».  Denne rapporten ble fremlagt for KU ett år senere; i september 2018, og her finnes mye å ta fatt i etter mitt skjønn.  Revisjonen hadde satt opp tre problemstillinger, hvorav jeg tar med to av disse:

2)  I hvilken grad tilfredsstiller Birkenes kommune lov om offentlige anskaffelser når det gjelder krav til konkurranse ved kjøp under nasjonal terskelverdi?

3)  I hvilken grad etterlever Birkenes kommune gjeldende rammeavtaler ved innkjøp av varer og tjenester?

Som svar på spørsmål 2 fra revisjonen trekker jeg fram følgende: «Av et utplukk på 14 anskaffelser, var det ikke i noen av tilfellene forelagt protokoll eller annen dokumentasjon som gav en helhetlig oversikt over anskaffelsesprosessen.  Av de 14 anskaffelsene hvor det var forventet en konkurranse i forkant av tildeling, var det ni av disse som oppfyller kravet.  Samlet sett setter revisjonen de lovbrudd som fremgår ovenfor i sammenheng med først og fremst manglende kompetanse omkring lovens bestemmelser på område».

Også svaret på spørsmål 3 viser at det er kritikkverdige forhold her.  Det skrives bl.a.:

«Ved gjennomgangen av rammeavtaler inngått av Birkenes kommune er revisjonen forelagt dokumentasjon som viser at det i flere av avtalene skal utføres arbeid basert på timepriser.  Her legger revisjonen til grunn at det ikke fremgår i rammeavtalene at det gis åpning også for oppdrag basert på fastpris, som det eksempelvis fremgår av rammeavtale med NN as.  Forelagte fakturaer knyttet til utplukk viser at det er inngått anskaffelser basert på fastpris i forbindelse med avtaler som er basert på timepris.  Konkret er det gjennomført anskaffelser på hhv. 0,5 mill. ekskl. mva og over 4 mill. inkl. mva på rammeavtaler hvor oppdrag skal baseres på fastsatte timepriser.  Revisjonen har ikke grunnlag for å vurdere om disse anskaffelsene kunne vært mulig å få rimeligere eller av bedre kvalitet med konkurranse, men legger til grunn prinsippet om konkurranse og likebehandling da omfanget omkring disse anskaffelsene ikke anses å være tatt høyde for i de forelagte rammeavtaler eller konkurransegrunnlag».

Rammeavtaler er tenkt benyttet til løpende innkjøp av varer eller tjenester, og dette er i mange tilfeller en praktisk ordning.  En slik avtale skal protokolleres og inneholde stykkpriser/timepriser, omfang/varighet og samlet beløpsgrense.

Det undersøkes nå om en løpende rammeavtale er brukt feil i forbindelse med ENØK-tiltak på diverse bygninger i kommunen. Dette skal være en investering på omkring 5 millioner kroner, og burde etter mitt skjønn vært ute på anbud. Revisor opplyser at han i disse dager jobber med å finne ut av denne saken.

Jeg mener håndteringen av rammeavtalene kan ha påført kommunen ganske store, unødige kostnader og at den i flere tilfeller har virket urettferdig i forhold til næringsdrivende i kommunen.

Til slutt vil jeg nevne noen saker som ikke har vært oppe i KU, men som jeg syns er uprofesjonelt behandlet og som har medført store kostnader for kommunen:

Vannskandalen på Engesland

Her ble det kjørt opp tankbiler i omkring to år for å skaffe rent vann til Engesland.  Det må føles bittert for beboerne og flaut for ansvarlige i kommunen siden årsaken var svært enkel: Manglende vedlikehold av filtre som skulle rense vannet; hvilket igjen skyldtes for dårlige rutiner.

Skolevei Myrane

Skoleveg for elevene fra Myrane trafikkområde opp til skolene. Hvorfor var ikke avtale med berørte grunneiere kommet på plass før utbyggingen av området begynte?

Unødvendig konsulentbruk

Det beste eksemplet her må vel være at det ble anbefalt konsulentbistand for å finne egnede lokaler til bibliotek.

Manglende eller for sent svar på skriftlige henvendelser

Dette har vært et stort problem over lang tid.  Jeg har selv erfart det, og jeg kjenner mange som har opplevd det samme.  Dette forholdet har også vært tatt opp i KU.

Barnehage på Bjørnebruket

Hvorfor ble det i saksutredningen sagt at dette området ikke var egnet til barnehage på grunn av grunnforholdene, når dette viser seg å være direkte feil?

Industriområdet på Engesland

Området som var avsatt til næringsvirksomhet er underveis blitt ødelagt ved at det er boret etter grunnvann her.  Dermed kan ikke området brukes til næringsvirksomhet slik det var planlagt.

Hvem har ansvaret for denne bommerten?

Ellers kan nevnes problemer og forsinkelser ved framføring av vannledning til næringsområdet på Tveide og underdimensjonerte vannledninger til Mollestadområdet med tanke på brannsikkerhet og eventuelt senere utbygging av boligområdet der.

Nå får det være nok i denne omgang, men jeg kunne gitt mange flere eksempler.

Vil gjøre kommunen bedre

Det jeg nå har skrevet vil kanskje kunne oppfattes som ondsinnet bygdesladder, uthengning av personer og urettferdig kritikk, men det kan jeg tilbakevise.  Dette er forhold som er kjent for de fleste gjennom lokalaviser og møtereferater, mens jeg i noen tilfeller har kontaktet personer som har førstehånds kjennskap til sakene.

Hva er så hensikten med denne kritikken?

La meg først få presisere at jeg skriver dette som privatperson og at kritikken gjelder deler av teknisk sektor.  Jeg blir både lei meg, oppgitt og til dels irritert over at dette har kunnet foregå over så lang tid.  Hadde alle disse forsømmelsene og feilene blitt gjort i en privat bedrift, ville ledelsen for lengst ha grepet inn.  Da hadde det antagelig fått følger for de(n) ansvarlige, og det hadde uansett blitt gjort radikale grep for å få til en forandring i måten å drive virksomheten på.

Nå både håper og tror jeg at vår nye politiske ledelse ser problemene, og at den i tett samarbeid med kommunens administrasjon griper fatt i disse forholdene.  Slik det har vært fram til nå kan det ikke fortsette; det går utover Birkenes sitt renomme, kommunens økonomi og dermed dens innbyggere. For en kommune der oppgaven også er å serve næringslivet på en god måte, forventes det mer profesjonalitet.

Så må vi som innbyggere også passe på å gi ros til alle som gjør en flott jobb i kommunen, og når vi ser at det blir gjort forbedringer innen et område må vi huske på å gi positive kommentarer.

Dette er skrevet i den hensikt å gjøre Birkenes til en bedre kommune for oss alle. Derfor ønsker jeg lykke til med arbeidet framover!

Olav Heimdal

Utgående medlem av kontrollutvalget