SKJERMDUMP: Birkenes kommunes hjemmeside
LES RÅDMANNENS KOMMENTAR I UKAS PAPIRAVIS
– Vi ber om deres hjelp til å fastslå at Birkenes kommune ikke følger gjeldende norsk lov for journalføring og offentliggjøring av dokumenter og om mulig om hjelp til å instruere kommunen om å skjerpe inn sine rutiner på dette området slik at vi som lokalavis kan få utført vår jobb på en tilfredsstillende måte, heter det i et klagebrev sendt til Riksarkivaren i slutten av april.
– Det er ikke med lett hjerte at vi går til dette skritt og ber om hjelp, men anser det som særdeles nødvendig, skriver Børresen, som har sendt en tilsvarende henvendelse til Kontrollutvalget i Birkenes kommune.
«Særdeles trege»
– Birkenes kommune er særdeles trege med å journalføre inn- og utgående post og vi har ved flere anledninger kunnet påvise at henvendelser uten hjemmel ikke er blitt journalført i det hele tatt. Vi har mistanke om at det vi har avdekket bare er toppen av et isfjell og finner det påfallende at antall dokumenter er svært lavt i Birkenes kommune sammenliknet med andre kommuner. Det er også påfallende at det i løpet av de siste to årene knapt er journalført henvendelser til rådmann og ordfører, heter det i et tre sider langt klagebrev som nylig ble oversendt til Riksarkivaren.
Åpenhet avgjørende
Børresen presiserer at det for avisa er avgjørende med åpenhet for at de skal kunne utføre sin oppgave, og at de kommunale postlistene er viktige arbeidsverktøy i så måte.
– Problemet er at det tilsynelatende ikke er gode nok rutiner på dette, og i mange tilfeller venter man med å journalføre post i både dager og uker. Når man så i tillegg vet at kommunen bevisst har lagt inn en forsinkelse på to dager fra publisering til postlistene er tilgjengelig for offentligheten, vil det i mange tilfeller føre til at post er «uaktuell» når den omsider blir tilgjengelig.
– Vi har tatt opp med kommunen om det er mulig å sikre pressen raskere innsyn, men kommunen svarer at man ikke ser at man har som oppgave å legge særskilt til rette for oss, skriver redaktøren, som opplyser at Lillesandsposten flere ganger har henvendt seg til Birkenes kommune med spørsmål om forbedringer. Det skal være avholdt møte med arkivleder og rådmann uten at Lillesandsposten har merket at tingene har blitt noe bedre.
Sen og manglede journalføring
Lillesandspostens redaktør viser til flere eksempler på det han mener er sen og/eller manglende journalføring.
– Da jeg i dag 23. april gikk inn for å sjekke postlistene til Birkenes kommune, var siste tilgjengelige dokumenter fra 9. april. Etter min henvendelse til kommunen ble mer post lagt ut. Begrunnelsen fra kommunen var lav bemanning på grunn av påsken og ubesatt arkivarstilling. Det er en forklaring som vi ikke synes er holdbar, og dessverre er tilfellet ikke enestående.
Børresen viser til flere eksempler og mener det også er et gjentakende problem at saker bevisst blir holdt tilbake fra journalføring, og først blir tilgjengelig når «saken er ute av verden».
Svært dårlige rutiner
Ved Birkenes Næringsforums årsmøte 19. februar ble innkallingen først journalført 4. mars. Ved en annen anledning sendte Rådmannen 17. mars informasjon til næringsforumet med ønske om en tilleggssak til møtet 26. mars.
– Dette ble journalført 3. april – altså mer enn uke etter at møtet ble avholdt, skriver Børresen, som synes de to sakene illustrerer svært dårlige rutiner fra kommunens side, eller enda verre, en bevisst trenering for å hindre innsyn.
– Det er umulig for oss å kreve innsyn i dokumenter som vi ikke vet eksisterer og vi frykter at dette er et utstrakt problem i Birkenes kommune, skriver redaktøren, som sammen med avisas journalister er frustrert over at “Birkenes kommune på denne måten vanskeliggjør våre arbeidsbetingelser”.
