Følgende interpellasjon fra Silje Bjørnarå Drangsholt på vegne av Høyre ble besvart i kommunestyrets møte like før påske.
– I kommunestyret 18.06.2020 i sak 053/20 vedtok kommunestyre et tilleggsforslag, sitat: «Kommunestyret ber Kommunedirektøren komme tilbake med sak knyttet til om vi skal delta i samarbeid om «av og til – kommune».
– I kommunestyret 08.10.2020 ble bestillingen fra 18. juni satt på sakskartet, sak 088/20.
– Kommunestyret vedtok enstemmig følgende, sitat: «Birkenes kommune vil fortsette å være en Av-og-Til kommune, og inngår et videre samarbeid med Av-og-Til.»
– I saksfremlegget i sak 029/24, som vi skal behandle i kommende kommunestyre, så står det på side 8, sitat: «Birkenes kommune er tilsluttet alkovettorganisasjonen Av-og-Til.»
– Undertegnede reagerte ikke på at dette stod i saksfremlegget, da jeg selv var med å vedta å være en Av-og-Til kommune i 2020. Men da jeg oppsøkte organisasjonens hjemmeside 8. mars for å lese litt om organisasjonens arbeid, så kunne jeg ikke finne igjen Birkenes kommune under samarbeidskommunene.
– Jeg kontaktet samme dag hun som er ansvarlig for kommunesamarbeidet i organisasjonen Av-og-Til, og hun kunne bekrefte at Birkenes kommune ikke hadde hatt et samarbeid med dem de 10 siste årene.
Da er mine spørsmål:
1. Hvilke rutiner har kommunen for å følge opp de ulike samarbeidsorganisasjonene kommunen har/tror de har?
Svar:
– Avtaler med organisasjoner inngås gjerne på bakgrunn av henvendelse til kommunene. Slike avtaler er frivillige, og ikke forankret i formell lovgivning, og ofte basert på tillit og samarbeid. Avtalene følges opp gjennom kontakt mellom kommunen og den enkelte organisasjon, forankret i avtalens innhold.
2. Hvorfor er ikke vedtaket fra oktober 2020 fulgt opp?
Svar:
– Rutiner for oppfølging av vedtak er ikke fulgt.
3. Hvilke rutiner har kommunen for å se til at politiske vedtak blir fulgt opp?
Svar:
– Det er to forhold som ligger til grunn for oppfølging av politiske vedtak:
– 1) I saksbehandlersystemet ligger det struktur for «fullført saksbehandling». Dette innebærer at når vedtak blir påført saken, kommer dette også i saksbehandlerens «kurv» i web-sak. (saksbehandlersystemet) Denne kurven «tømmes» når saksbehandler ekspederer/effektuerer vedtaket.
– 2) Alle saker som behandles i et kommunestyremøte, blir lagt inn i en matrise av kommunedirektøren, som gjennomgås i KLT påfølgende mandag etter gjennomført kommunestyremøte. Her blir oppfølging avklart, og det legges inn fargekoder og evt. notater på den enkelte sak, ift videre oppfølging. Ny gjennomgang/kontroll av matrisen gjennomføres når neste legges inn. Innen utgangen av året, gjøres en endelig gjennomgang av matrisen for hele året, for å sikre at saker er fulgt opp.
