Knytta til prosessen krever nå hele 11 representanter i ukas møte i kommunestyret ei juridisk vurdering av avtalen som ordfører Gyro Heia (Sp) har signert med Politiet i Agder.

Avtalen har vært hemmeligholdt, og gjelder det nye polititaktiske treningssenteret som skal bygges i Tveide Næringspark.

Kravet om ei juridisk vurdering er undertegna av Silje Bjørnarå Drangsholt (H), Arild Windsland (H), Trygve Endresen (H), Jon Inge Holm (H), Ivar Aanesland (H), Jøl Arne Suggelia (H) (vararepresentant neste kommunestyremøte), Ruth Kylland Martinsen (Felleslista SV/MDG), Odd Gunnar Tveit (FrP), Karl Sollie (Frp), Thor Daniel Aas (KrF) og Signy Aas Andreassen (KrF) (vararepresentant neste kommunestyremøte).

BA er kjent med at representantene Bjørnarå Drangsholt og Kylland Martinsen har vært sentrale i arbeidet bak kravet om ei juridisk vurdering.

Det undertegna forslaget til vedtak fra flertallet i kommunestyret:

1. Ordfører informerte i temamøtet 19. januar at hun hadde vært i dialog med politiet etter ekstraordinært kommunestyre 10. januar, og at politiet hadde avslått kommunestyrets tilbud. Hun ytret ønske om et nytt mandat fra temamøtet. Det ble gitt tilbakemelding i temamøtet om at de tilstedeværende kommunestyrerepresentanter ikke var i noe konstituert kommunestyre, og heller ikke vedtaksføre.

Dersom noe nytt mandat skulle gis måtte det skje i et satt kommunestyre. I ettertid har det vist seg at ordfører likevel gikk i videre dialog med politiet uten noe nytt mandat fra kommunestyret. Vi ønsker juridisk vurdering av om ordfører ved tidspunkt etter avslag fra politiet hadde et mandat fra kommunestyret til å forhandle videre med politiet om en ny avtale og inngå en skriftlig bindende avtale?

(Ordfører etterspør i temamøtet et nytt mandat, altså har hun selv en forståelse av at hun ved dette tidspunkt mangler mandat til videre forhandlinger med politiet.)

2. Dersom juridisk vurderingene tilsier at ordfører hadde mandat fra kommunestyret til å gå i videre forhandlinger med politiet etter å ha fått avslag fra politiet på tilbudet fra kommunestyret, (kommunen), ønsker vi en juridisk vurdering av hvorvidt avtalen ordfører undertegnet 22. mars 2023 om utleie av polititaktisktreningssenter på Tveide er å anse innholdsmessig som innenfor det mandatet kommunestyret gav henne i det ekstraordinære kommunestyret 10. januar 2023.

3. Ordfører informerte i Temamøte 19. januar 2023 at hun hadde vært i dialog med politiet etter ekstraordinært kommunestyre 10. januar 2023, og at politiet hadde avslått kommunestyrets tilbud. Politiet var på denne måten informert om at kommunestyret blant annet krevde en bindingstid på leieavtalen på 15 år. Avtalen ordfører skrev under på har en bindingstid på leietiden på 10 år. Vi ønsker en juridisk vurdering av hvorvidt man ut fra ordførers dialog med politiet i etterkant av vedtatt mandat kan si at politiet ifølge avtalerett burde visst at ordfører ved undertegning av avtale med politiet 22. mars 2023 tiltok seg en myndighet som kan anses som ikke gitt henne av kommunestyret?

4. Avtalen ordfører skrev under på går utenfor mandatet hun fikk fra kommunestyret 10. januar 2023. Om avtalen juridisk sett ikke ansees som ugyldig ut fra de momenter som vi har belyst, så ønsker kommunestyret en juridisk vurdering av hva det vil koste kommunen å bryte avtalen.

5. Kommunestyret ønsker en juridisk vurdering av hvordan kommunestyret som kommunens øverste organ er hold informert i saken med tanke på kommunedirektørens ansvar for å holde kommunestyret løpende orientert i pågående saker, samt gi kommunestyrets tilstrekkelig med opplysninger i de sakene som skal behandles. Mandatet som ble gitt, ble gitt ut ifra de forutsetningene og størrelsen på det prosjektet som ble fremlagt for kommunestyret 10. januar 2023. Når avtalens innhold adskiller seg vesentlig fra faktagrunnlaget som ble gitt kommunestyret i forkant av 10. januar 2023, og som var grunnlag for vedtaket den gang, så ønskes det også en juridisk vurdering av hvorvidt denne saken skulle vært tilbake til kommunestyret for ny behandling før signering.

Sammen med det innsendte brevet (e-post) følger det en lengre begrunnelse for kravet om ei juridisk vurdering fra de 11 representantene i kommunestyret.

– 10. januar 2023 ble det holdt et ekstraordinært kommunestyremøte, der kommunestyret ble fremlagt et forslag på leieavtale mellom Birkenes kommune og politiet på et taktisk treningssenter. Prosjektet som ble lagt frem var et bygg på 1.933 kvadratmeter, hvor en ytterligere kunne utvide med cirka 700 kvadratmeter (andre etasje).

– Prosjektet ble estimert til 40 millioner kroner, og en eventuell utvidelse av de 700 kvadratmeterne ble estimert til 10 millioner kroner.

– Årlig leiepris på bygget var satt til 2.304.460 kroner, i denne leieprisen var ikke eventuell utvidelse på 700 kvadratmeter lagt til. Leieprisen var fordelt på 3 romtyper, kontor/undervisningslokaler 2.100 kroner per kvadratmeter, garasje/lager/hall 900 kroner per kvadratmeter og repos 440 kroner per kvadratmeter.

– Det var også i den fremlagte avtalen en bindingstid på 10 år +5 + 5 års opsjon.

– Kommunestyret var ikke fornøyd med avtalen slik den lå, og vedtok i dette møtet, sitat: «Økonomisk ramme settes til 50.000.000 og lånefinansieres. Ordfører gis mandat til å gå videre i forhandling med grunnlaget som er fremkommet i gruppeledernes møte.»

– Grunnlaget som kom frem i gruppeledernes møte var, sitat «Økonomisk ramme settes til inntil 50.000.000 og lånefinansieres. Avtaleperioden settes til 15 år + 5 års opsjon. Leieprisen skal dekke alle kostnader i forbindelse med bygg, tomt, opparbeidelse av tomt. Restverdien settes til minimum 20 millioner kroner etter 20 år. Nedbetalingstid settes til 30 år. Alternativ settes leiepris fra saksfremlegg ved avtale om leie av hele bygget fra første dag.»

– Ordfører opplyste på temamøte 19. januar at hun hadde vært i dialog med politiet i etterkant av 10. januar, og at politiet da hadde gitt beskjed om at de ikke kunne imøtekomme kravet på 15 års bindende leieavtale. Ordfører ønsket derfor i dette møtet et nytt mandat til å gå videre i forhandling.

– I dette møtet ble det gitt signaler fra ulike kommunestyrerepresentanter om at ordfører måtte forholde seg til vedtaket fra 10. januar, og skulle hun få et utvidet mandat, så kunne dette kun skje igjennom en ny behandling i kommunestyret.

– Det var først to måneder etter dette temamøtet, at kommunestyret ble gjort kjent med at forhandlingene mellom ordfører og politiet likevel hadde fortsatt.

– Måten kommunestyret ble gjort kjent med dette, var via en mail fra ordfører 28. mars 2023, sitat: «Til kommunestyret: Birkenes kommune har nå inngått avtale med Politiet i Agder om å etablere et innendørs treningssenter for polititaktisk trening i Tveide næringspark. Birkenes kommune vil være eier og leie ut til politiet. Litt informasjon om hva som har skjedd etter kommunestyremøtet angående etableringen: I ettertid har administrasjonen hatt ytterligere dialog med politiet for å justere på bygningsmassen, nedskalere og gjøre endringer for å få best mulig utnyttelse til gagn for både leietaker og utleier. Det oppleves som at det har vært en konstruktiv dialog for å få fram gode løsninger. Det har i perioden også vært dialog med en entreprenør og arkitekter for å få et realistisk prisestimat etter endringene som er gjort. Nytt bygg er beregnet med en kostnad på 25 millioner kroner inkludert mva pluss usikkerhet. Vi kommer til å gå ut med en beregnet kostnad på bygget på mellom 25 og 30 millioner kroner. Arbeidet med prosjektering, byggesak og arbeidet med å innhente tilbud fra entreprenører er igangsatt. Det er et aktivt og godt samarbeid mellom kommunen og leietaker for å få etableringen på plass så raskt som mulig. Prosjektet er planlagt ferdigstilt før 1. mars 2024.»

Raskt svar

For sent til å komme på sakslista til ukas møte i kommunestyret

Allerede mandag 22. mai kom det svar på kravet om juridisk vurdering av avtalen fremma av de 11 representantene i kommunestyret.

Det er politisk sekretær og saksbehandler i Birkenes kommune, Erlend Hareide, som har besvart brevet.

– Vi viser til krav om sak til kommunestyret torsdag, jf. epost nedenfor. Det følger av kommuneloven § 11-3 første ledd siste punktum at en sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det. Sakslisten til kommende kommunestyremøte ble satt for flere uker siden. Saken kan derfor ikke settes på sakslisten til møtet torsdag. For å kunne behandle saken har dere tre alternativer:

1. Fremme saken «over bordet» i møtet.

– Dere kan fremme saken «over bordet» i møtet nå til torsdag. Da kan imidlertid ordfører eller et kvalifisert mindretall motsette seg at det treffes vedtak i saken, jf. kommuneloven § 11-3 siste ledd første punktum. (De kan ikke motsette seg at saken tas til debatt.) Velges dette alternativet blir det ikke opprettet noe saksdokument før saken er fremmet i møtet.

2. Kreve saken behandlet i neste ordinære kommunestyremøte.

– Dere kan kreve saken satt på sakslisten til kommunestyremøtet 15. juni, jf. kommuneloven § 11-3 første ledd siste punktum. Kravet må i så fall fremsettes innen sakslisten settes opp torsdag denne uken (25. mai). Velges dette alternativet vil saksframlegget fra kommunedirektøren mest sannsynlig ettersendes. Ordfører eller et kvalifisert mindretall i kommunestyret har da rett til å motsette seg at det treffes vedtak i saken, jf. kommuneloven § 11-3 siste ledd siste punktum. (De kan ikke motsette seg at saken tas til debatt.)

3. Kreve ekstraordinært kommunestyremøte.

– Dere kan i medhold av kommuneloven § 11-2 annet ledd bokstav c) og § 11-3 første ledd siste punktum kreve at det holdes et ekstraordinært kommunestyremøte der saken settes på sakslisten, eksempelvis etter kommunestyremøtet nå til torsdag eller etter kommunestyremøtet 15. juni. Velges dette alternativet vil kommunedirektørens saksframlegg sendes ut sammen med innkallingen slik at et mindretall eller ordfører ikke kan motsette seg at det treffes vedtak i saken.

– Det følger av kommuneloven § 13-1 tredje ledd at kommunedirektøren plikter å påse at saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Kommunedirektøren vil understreke at om dere velger alternativ 3 og krever møte nå til torsdag, har kommunedirektøren ikke tid til å utrede saken forsvarlig, så saksframlegget må nødvendigvis bli svært tynt. Om alternativ 2 eller alternativ 3 med møte 15. juni velges, vil det være mer tid til å utrede saken forsvarlig.

– Uansett alternativ vil selvfølgelig kravet deres (epost med vedlegg) legges ved saksframlegget som vedlegg, avslutter politisk sekretær og saksbehandler Hareide.

Han opplyser også at svaret hans er avklart med ordføreren og kommunedirektøren.