Først vil vi si noe om hva vi tenker ordet service i dette tilfellet betyr for Birkenes kommune. Slik vi ser det, er service i denne sammenhengen vi her omtaler, totalopplevelsen du som innbygger får når du er i kontakt med Birkenes kommune. En totalopplevelse som består av mange faktorer. F.eks. hvordan du blir tatt imot, vente- eller svar tid, de ansattes kompetanse, om blir du møtt med respekt, og hvordan du opplever relasjonen til de du møter. Hvorvidt man får innvilget en søknad på tjenester eller ikke, handler om tjenestetildeling, og er ivaretatt gjennom lokalt vedtatte kriterier og lovverk, og derfor ikke et dirkete spørsmål om service, slik vi omtaler service her. Samtidig er opplevelsen rundt det å søke på tjenester, og evt. veiledning underveis i prosessen, også gjenstand for å vurdere hvordan man opplever å bli møtt.
Hvorfor kommer det et felles leserbrev fra ordfører og kommunedirektør? Jo, det skal vi fortelle dere. Ordføreren har over en tid fått ulike tilbakemeldinger knyttet til opplevelsen av hvordan innbyggerne føler seg ivaretatt av kommunen. Kommunedirektøren på sin side har et høyt fokus på at Birkenes kommune skal være et godt sted å bo, at kommunen skal være en profesjonell aktør som bidrar med tjenester tilpasset tiden vi lever i, og hvor innbyggerne og næringsliv skal oppleve å bli møtt på ryddig vis.
Det er ikke alltid politikere og administrasjon er helt enige, men det tilstrebes alltid å ha en felles forståelse for kursen som er satt slik at alle jobber sammen mot samme mål, til det beste for innbyggerne våre.
Ordfører og kommunedirektør ønsker å bidra til å forbedre opplevelsen dere innbyggere har i møte med kommunen. Kommunen har mange dyktige ansatte som hver dag ønsker å gjøre Birkenes til en god kommune å bo- og drive næring i. Dette er også helt i tråd med målet og ønsket til de folkevalgte. Derfor vil vi sammen legge til rette for ulike tiltak, med mål om forbedring og økt positivt omdømme!
I det videre vil vi peke på fire konkrete tiltak som det er jobbet med en stund, og som blir iverksatt om kort tid.
1. Det har vært mange som har meldt tilbake utfordringer knyttet til å få svar fra kommunen når man har henvendt seg. Alle generelle henvender til kommunen skal få svar innen 2 virkedager på at henvendelsen er mottatt. Kan ikke henvendelsen besvares med en gang, vil det bli gitt en tilbakemelding på når et svar kan forventes. Ordinære søknader om tjenester blir ivaretatt av vanlige saksbehandlingsrutiner, og blir fulgt opp i tråd med forvaltningsloven.
2. Ordfører og kommunedirektør vil også se på om avstanden til innbyggere kan reduseres, ved å lage nye møteplasser for drop-in, for innbyggere som trenger å snakke med kommunen. Til å begynne med vil ordfører og kommunedirektør hver for seg, sette opp faste dager for drop-in møter. Tidspunkt for dette vil bli lagt ut på kommunens hjemmesider.
Allerede i dag kan man booke tid med både oss to og saksbehandlere i kommunen, dersom man trenger det. – I forlengelsen av dette, vil vi også se på om det kan være behov for drop-in i forhold til andre tjenester, – utover de forhåndsavtalte timeavtaler og det kommunens servicetorv kan bistå med i dag.
3. I første halvår 2021 vil kommunedirektøren også sende ut en innbyggerundersøkelse til alle som bor i Birkenes. Målet med innbyggerundersøkelsen, er å få et helhetlig bilde av hvordan innbyggerne opplever kommunen sin.
4. Og sist, men ikke minst vil vi lansere et nytt verktøy for innbyggerne på kommunens hjemmeside. «Ris-ros-klage og forbedringsinnspill». Det blir utarbeidet et enkelt digitalt skjema der du som innbygger kan gi kommunen en tilbakemelding dersom du har en opplevelse, på godt eller vondt, som du vil dele med oss. Kommunen ønsker direkte, klare og tydelige tilbakemeldinger. Disse vil bli fulgt opp! Her kan alle bidra til å hjelpe oss.
Ordfører og kommunedirektør vil forbedring! Derfor ønsker vi å gå ut med dette sammen. Vi håper dette initiativet vil bli tatt godt imot av dere.
Vi er åpne for gode forbedringsforslag fra dere, og håper dere vil benytte dere av de ulike tiltakene vi har beskrevet her.
Som det er blitt sagt i en enhet i kommunen: Er du fornøyd med oss, spre det glade budskap til dine naboer. Men er du misfornøyd med noe, så snakk med oss, så kan vi forbedre oss.
Hilsen fra ordfører Gyro Heia og kommunedirektør Anne Stapnes
